CRM или Excel для школы: сравнение по функциям учебного центра

Таблица Excel хранит данные школы, но не выполняет процессы вокруг них: она не спишет занятие с абонемента, не отправит ученику напоминание об оплате и не посчитает зарплату педагога сама. Разбираем по конкретным функциям, что в этих задачах автоматизирует CRM и что в таблице приходится делать руками, с фактами по 7 CRM из каталога Eduradar.

Что делает Excel в учёте учебного центра

В таблице Excel администратор ведёт список учеников, отмечает посещаемость и считает баланс по каждому — все формулы и цвета ячеек настраивает и поддерживает человек вручную. Пока учеников до полусотни, а групп несколько, такой учёт работает: любую цифру видно сразу, файл не требует подписки и настройки.

Проблема — в процессах вокруг данных. Таблица не проверяет сама, кончился ли у ученика абонемент перед следующим занятием, не шлёт напоминание об оплате и не блокирует запись в группу, если баланс ушёл в минус — эти действия администратор должен выполнять вручную при каждом случае, и при росте базы объём такой ручной работы растёт быстрее, чем число учеников.

Расписание групп и абонементы: ручная сверка в Excel против CRM

Расписание занятий фактом подтверждено у 7 из 7 CRM в каталоге Eduradar (100%): все системы позволяют вести сетку групп и преподавателей. Это тот минимум, который заменяет отдельный лист-расписание в Excel.

Учёт абонементов и автоматическое списание занятий подтверждены фактом у 6 из 7 CRM (86%): АльфаCRM, HolliHop, Мой Класс, Параплан CRM, BigBen CRM и 1С:Учебный центр. В BigBen CRM списание с абонемента происходит автоматически по факту проведённого занятия, в HolliHop оплата занятий и абонементы завязаны на общий раздел «Работа с оплатами». У «Электронной школы Ядро» (eSchool.Core) финансовый блок фактом подтверждён, но пакетов-абонементов и автосписания за занятие в нём нет — по устройству это школьный электронный журнал без оплаты по абонементу.

Автоматические рассылки и приём онлайн-оплаты в CRM для школы

В таблице Excel напоминание об оплате или ближайшем занятии администратор пишет ученику вручную — CRM делает это по расписанию. Автоматические рассылки подтверждены фактом у 6 из 7 CRM (86%): АльфаCRM рассылает по интервалу через email, SMS и Telegram, BigBen CRM — 56 автособытий с отправкой push, SMS, email и WhatsApp. У 1С:Учебного центра автоматические уведомления подтверждены только частично: фактом описаны списки задолжников и рассылки по взаиморасчётам — узкий сценарий дебиторки без массовых кампаний по остальным событиям.

Приём онлайн-оплаты — ещё одна операция, которую Excel физически не выполняет: файл не подключается к платёжному шлюзу. Онлайн-оплата подтверждена фактом у 6 из 7 CRM (86%): в BigBen CRM это Robokassa, Т-Банк и ЮKassa с оплатой в два клика для родителей, в Параплан CRM — оплата прямо в личном кабинете клиента. У eSchool.Core онлайн-оплата подтверждена только частично: раздел «Финансы» отслеживает поступления и задолженности, но конкретный платёжный шлюз или эквайринг фактом не назван.

Зарплата преподавателей и учёт по филиалам вместо отдельных таблиц

Расчёт зарплаты педагогов в Excel — отдельная таблица с формулами по ставке и числу занятий, которую при каждой замене или отмене приходится править руками. Автоматический расчёт зарплаты подтверждён фактом у 6 из 7 CRM (86%): в BigBen CRM он идёт по факту проведённых занятий с учётом замен и бонусов, в 1С:Учебном центре — «по фактической нагрузке». У eSchool.Core расчёт зарплаты подтверждён только частично: система собирает данные по часам и занятости педагога, но отдельного модуля начисления по ставкам фактом не описано.

Учебный центр с несколькими точками в Excel обычно ведёт отдельный лист на каждый филиал и сводит цифры вручную. Учёт по филиалам подтверждён фактом у 6 из 7 CRM (86%): АльфаCRM даёт аналитику по офисам и городам, в BigBen CRM мультифилиальность входит в тарифы «Расширенный» и PRO, в 1С:Учебном центре реализован многофирменный учёт. У eSchool.Core фактом подтверждена только централизация процессов внутри одной школы — учёта сети из нескольких точек система не предусматривает.

Когда учебному центру пора переходить с Excel на CRM

Пока в центре одна группа и один преподаватель, таблица справляется. Сигнал к переходу — число ручных операций, которые администратор повторяет каждый день: свериться, у кого кончился абонемент, написать напоминание, пересчитать зарплату при замене педагога.

Собрать список нужных функций перед разговором с поставщиками удобно в конструкторе ТЗ Eduradar, а сравнить готовые CRM по совпадению с этим списком — в подборе CRM: обе страницы построены на тех же фактах каталога, что и это сравнение.

Продукты по теме

Сравните упомянутые системы по проверенным фактам — с источником у каждой характеристики.

АльфаCRMHolliHopМой КлассПарапланBigBen CRMeSchool.Core1С:Учебный центр