Онлайн запись на занятия: как настроить для учебного центра

Онлайн запись на занятия освобождает администратора от звонков и переписки «а есть место в группе на вторник». Разбираем, какие бывают формы записи, что настроить в CRM и какие сценарии оставить за человеком.

Какие бывают форматы онлайн записи на занятия

Первый формат — виджет с живым расписанием на сайте: клиент видит группы и свободные места и выбирает занятие сам. Такой вариант заявлен у AlfaCRM: виджет для сайта с онлайн-записью на занятия.

Второй формат — форма заявки с встраиваемым кодом. Клиент оставляет контакты, а администратор или менеджер подбирает группу. Формы для сбора заявок с кодом для сайта описаны в базах знаний HolliHop и «Мой Класс».

Третий формат — запись на пробное занятие с автоматическим подтверждением. В BigBen форма записи на пробное и автоподтверждение есть, но самостоятельного выбора слота в источнике не указано, поэтому относим его ко второму формату.

Как настроить онлайн запись на занятия по шагам

1. Привести расписание в порядок: у каждой группы указать педагога, аудиторию или онлайн-класс, вместимость. Запись по неточному расписанию создаёт накладки.

2. Выбрать формат записи. Если группы набраны стабильно и места видны заранее, подойдёт виджет расписания. Если набор идёт под подбор уровня, как в языковых школах, лучше форма заявки с последующим звонком.

3. Встроить виджет или форму на сайт и в соцсети: код вставляется в страницу, ссылка размещается в профиле школы и в рекламных объявлениях.

4. Настроить, что происходит после отправки: заявка попадает в воронку лидов с источником обращения, менеджер получает уведомление, клиент получает подтверждение.

5. Подключить оплату, если она нужна при записи: онлайн-платёж закрепляет место и снижает долю неявок.

6. Через неделю проверить заявки: сколько дошло до пробного, где клиенты обрывают запись, и поправить форму.

Подтверждение записи и напоминания ученикам

После записи клиенту нужно подтверждение в том канале, в котором он пришёл: письмо, SMS или мессенджер. Рассылки по этим каналам есть у большинства систем из стат-блока ниже, но состав каналов различается, поэтому перед выбором проверяйте нужный мессенджер в карточке продукта.

Напоминание за день до занятия снижает число пропусков первого урока. Его удобно собирать на том же расписании, из которого строится запись, чтобы перенос занятия автоматически обновлял и напоминание.

Онлайн запись и оплата занятий в одной системе

Если запись и оплата живут в разных сервисах, администратор вручную сверяет, кто записался и кто заплатил. Когда запись оформлена в CRM, абонемент или разовое занятие можно списывать с того же ученика, а оплату принимать через подключённую онлайн-кассу.

Смотрите на два вопроса: умеет ли система принять платёж в момент записи и создаёт ли она ученика с абонементом сразу, без переноса данных руками. В таблице ниже сопоставлены три системы из каталога по записи, оплате и кабинету ученика.

Что остаётся за администратором при онлайн записи на занятия

Автоматизация закрывает приём заявки и подтверждение. Подбор уровня, перенос пробного занятия по просьбе родителя и работа с возражениями остаются за человеком: клиент редко записывается без разговора, если речь о платной программе на несколько месяцев.

Практическое правило: онлайн запись берёт на себя типовой путь «выбрал группу, оставил контакты, получил подтверждение», а нетиповые случаи уходят менеджеру через воронку лидов с готовой карточкой клиента.

Продукты по теме

Сравните упомянутые системы по проверенным фактам — с источником у каждой характеристики.

АльфаCRMHolliHopМой КлассBigBen CRM