Отчеты в учебном центре

Отчеты в учебном центре — инструмент управленческого контроля, а не бухгалтерская обязанность. Разбираем, какие виды отчётности реально нужны руководителю, что из них формируется автоматически и в каких системах это реализовано.

Какие отчеты нужны учебному центру

Управленческая отчётность учебного центра делится на четыре блока: финансы, посещаемость, персонал и продажи. Каждый из них отвечает на свои вопросы — и без автоматической системы получение данных занимает часы.

Финансовые отчёты показывают выручку за период, структуру поступлений и задолженности учеников. Без этого блока невозможно видеть реальную кассовую картину: часть денег может числиться оплаченными, пока дебиторка нарастает.

Отчёты по посещаемости фиксируют, сколько занятий проведено и сколько отменено, по группам и педагогам. Это исходные данные для расчёта зарплаты и для понимания, за что именно выставляется счёт ученику.

Отчёты по персоналу — зарплатная ведомость педагогов, рассчитанная по фактически проведённым занятиям с учётом ставок, замен и надбавок. Ручной расчёт на большом штате занимает несколько часов в месяц и при этом даёт системные ошибки.

Отчёты по воронке заявок и продажам нужны тем центрам, где руководитель хочет видеть, сколько потенциальных учеников дошло до оплаты и на каком этапе происходит отсев.

Финансовые отчеты учебного центра: выручка и дебиторка

Базовый финансовый отчёт учебного центра — это сводка поступлений за период с разбивкой по курсам, группам или педагогам. Такой отчёт позволяет сравнивать план с фактом, не полагаясь на ощущение «месяц был хороший».

Отдельный отчёт по дебиторке — список учеников, получивших занятия, но не оплативших их вовремя, с суммой долга и датой последнего платежа. В учебных центрах, где журнал посещаемости и учёт оплат ведутся отдельно, задолженности обнаруживаются с задержкой в несколько недель.

В АльфаCRM выручка и задолженности выведены в интерактивные графики на дашборде. BigBen CRM разделяет в отчётах выручку, посещаемость, дебиторку и отток учеников — каждый показатель в отдельном срезе. В HolliHop финансовые отчёты вынесены в раздел «Финансовые отчёты» базы знаний.

Отчет по зарплате педагогов в учебном центре

Расчёт зарплаты педагогов — один из самых трудоёмких процессов учебного центра при ручном ведении. Он зависит от фактически проведённых занятий, схемы оплаты (почасовая, по группе, по ставке), отмен, замен и бонусов.

Системы с автоматическим расчётом зарплаты строят ведомость по данным журнала посещаемости, исключая уже закрытые замены и отменённые занятия. В BigBen CRM расчёт учитывает замены и бонусы автоматически по факту занятий. В АльфаCRM отчёт по начисленной зарплате формируется по ставкам, заданным для каждого педагога. HolliHop ведёт учёт зарплат преподавателям отдельным разделом.

1С:Учебный центр позволяет рассчитывать зарплату по фактической нагрузке с анализом затрат на персонал. Мой Класс и ПараПлан также реализуют зарплатный расчёт: в каждом продукте он доступен из раздела базы знаний «Зарплата».

Как наладить отчётность учебного центра по шагам

Начинать стоит с фиксации единого источника данных о посещаемости. Если журнал ведётся в тетради или отдельной таблице, а оплаты фиксируются в другом месте — любой отчёт будет неполным, потому что два массива данных не совпадут автоматически.

Затем настроить учёт оплат с привязкой к ученику и занятию. Только после этого становится возможным автоматический отчёт по дебиторке — без ручного сопоставления списков.

Следующий шаг — задать ставки педагогов в системе, чтобы расчёт зарплаты строился автоматически на основе уже зафиксированных занятий, а не пересчитывался вручную каждый раз.

После того как все три блока работают в одной системе, управленческие отчёты формируются без дополнительных действий — данные уже есть внутри.

Системы с автоматическими отчётами для учебного центра

Среди CRM для учебных центров, представленных в каталоге, автоматические отчёты по выручке, посещаемости и зарплате педагогов реализованы в нескольких системах. Состав доступных срезов и уровень детализации у них разный.

АльфаCRM предоставляет интерактивные графики на дашборде и отчёт по зарплате по ставкам. BigBen CRM выводит выручку, посещаемость, дебиторку и отток отдельными отчётами; зарплата считается автоматически по занятиям с учётом замен. HolliHop реализует финансовые отчёты и учёт зарплат педагогов, оба модуля задокументированы в разделах базы знаний. Сравнить конкретный состав функций по этим системам можно в таблице ниже.

Продукты по теме

Сравните упомянутые системы по проверенным фактам — с источником у каждой характеристики.

АльфаCRMHolliHopBigBen CRMМой КлассПараплан1С:Учебный центр