Перерасчет абонемента: как изменить тариф без потери оплаченных занятий

Репетитор и подросток занимаются за столом с тетрадями и ноутбуком

Перерасчет абонемента нужен, когда ученик меняет тариф в середине периода или часть занятий не состоялась по вине центра. Разбираем формулу расчёта остатка и что из этого CRM учебного центра умеет автоматически.

Когда нужен перерасчет абонемента

Ученик меняет тариф в середине периода действия абонемента — переходит с групповых занятий на индивидуальные или меняет количество занятий в пакете. Остаток по старому тарифу нужно пересчитать в деньгах или в занятиях нового тарифа, а не просто списать его.

Другой частый случай — смена цены в прайсе центра. Ученик продолжает заниматься по уже оплаченному пакету, но следующий абонемент покупает по новой цене, и администратору нужно явно зафиксировать, с какой даты применяется новое условие.

Как посчитать остаток при переходе на другой тариф

Базовая формула: стоимость абонемента минус стоимость уже проведённых занятий по старой цене — это сумма, которая переносится на новый тариф. Если новый тариф дороже, ученик доплачивает разницу; если дешевле — остаток уходит в счёт следующих занятий или возвращается по правилам центра.

Пример: абонемент на 8 занятий по 1000 ₽ стоил 8000 ₽, проведено 3 занятия — списано 3000 ₽, остаток 5000 ₽. При переходе на тариф по 1200 ₽ за занятие это 4 занятия и 200 ₽, которые центр переносит на следующий период или возвращает.

Перерасчет абонемента при занятиях, которые не провёл центр

Если занятие не состоялось по вине центра — заболел педагог, перенесли без согласия ученика — его исключают из списанных и возвращают в остаток абонемента. Это не перерасчёт тарифа, а корректировка списания: сумма и количество занятий в пакете не меняются.

Это отличается от пропуска по вине ученика: правила центра, которые списывают занятие при неявке без предупреждения, определяют, идёт ли оно в остаток или считается использованным.

Что нужно от CRM для перерасчета абонементов

Минимум — остаток занятий и денег по абонементу виден в карточке ученика в реальном времени, а смена тарифа не требует отдельно считать использованное в таблице.

В каталоге Eduradar подтверждена работа с абонементами у всех шести проверенных систем — АльфаCRM, BigBen CRM, HolliHop, «Мой класс», Параплан и «1С:Управление учебным центром». Саму функцию перерасчёта тарифа внутри уже оформленного абонемента каталог по каждой системе отдельно пока не проверял — уточняйте сценарий со сменой тарифа в середине периода на демо у вендора.

Сколько времени съедает ручная рутина

Прикиньте, сколько часов администратора в месяц уходит на расписание, перекличку и отчёты вручную — и что из этого снимает автоматизация. Считается прямо здесь.

Часов в неделю на рутину

Ставка администратора, ₽/час

Какую долю можно автоматизировать, %

Оценка: часы×4,3 недели×доля = сэкономленные часы в месяц; ×ставку = деньги. Долю автоматизации задаёте сами под свои процессы. Какие системы закрывают вашу рутину — в подборе.

Подобрать систему под ваши процессы →

Работа с абонементами в CRM для учебных центров

Срез по проверенным карточкам каталога: у скольких систем подтверждён учёт абонементов — основа, на которой строится перерасчёт.

Абонементы и списание за занятия — есть у 6 из 6 систем

Считано по матрице Eduradar — 6 систем; каждый факт со ссылкой на источник в карточке продукта.

Продукты по теме

Сравните упомянутые системы по проверенным фактам — с источником у каждой характеристики.

Инструменты по теме

Считают по нашему каталогу — данные проверены, у каждого факта источник.

Подбор системыОтветьте на несколько вопросов о центре — подберём подходящие системы из каталога.Открыть инструмент →Конструктор ТЗОтметьте нужные функции — покажем российские системы с полным набором и соберём черновик техзадания для вендора.Открыть инструмент →

Частые вопросы

Нужно ли оформлять новый абонемент при перерасчете, или можно изменить текущий

Зависит от правил центра и возможностей CRM: часть систем позволяет изменить тариф у текущего абонемента с пересчётом остатка, другие требуют закрыть старый и оформить новый с переносом остатка. Уточняйте сценарий у вендора на демо.

Как перерасчет абонемента влияет на отчёт по выручке

Если ученик доплачивает разницу при переходе на более дорогой тариф, доплата фиксируется как отдельный платёж в периоде перерасчёта. Сам перенос остатка на новый абонемент выручку не меняет — это уже оплаченные деньги, которые переходят из одного пакета в другой.

Что делать, если ученик просит пересчитать абонемент из-за давних пропущенных занятий

Сначала проверьте по правилам центра, были ли пропуски по вине центра или ученика — это определяет, возвращаются ли они в остаток. Дальше пересчёт делают по той же формуле: стоимость абонемента минус стоимость проведённых занятий, с поправкой на занятия, которые возвращены в остаток.

Источники:

Каждое утверждение о продуктах в статье опирается на проверенный факт из карточки каталога — со ссылкой на первоисточник. Мнения площадки в тексте помечаются.