Программа для репетитора: учёт учеников, оплат и занятий

Программа для репетитора собирает в одном месте учеников, расписание, оплаты и напоминания, которые частный педагог иначе ведёт в заметках и переписках. Разбираем, какие задачи она закрывает на разных этапах практики и какие функции стоит проверить до подписки.

Какие задачи решает программа для репетитора

У частного педагога учёт складывается из четырёх потоков: кто и когда занимается, кто сколько заплатил, что пройдено на каждом уроке и о чём надо напомнить ученику или родителю. Пока учеников немного, всё это помещается в календаре и блокноте.

С ростом практики появляются переносы, предоплаченные пакеты занятий, ученики в разных часовых поясах и родители, которые просят напомнить о платеже. Программа берёт на себя повторяющуюся часть: сетку занятий, списание оплаченного урока, рассылку напоминаний и историю платежей по каждому ученику.

Таблица, календарь и мессенджер для учёта учеников репетитора

Таблица с календарём и мессенджером — рабочий старт для одного-двух десятков учеников. Она бесплатна, понятна и не требует настройки. Слабое место проявляется в сверке: оплата лежит в банковском приложении, расписание в календаре, остаток оплаченных занятий в таблице, и согласовывать эти три источника приходится вручную.

Сигнал к переходу на специализированную программу — момент, когда сверка начинает занимать заметную часть недели, а ошибка в остатке занятий приводит к спору с родителем. Тогда выигрыш даёт система, где оплата, абонемент и посещение связаны между собой.

Расписание и абонементы в программе для частного преподавателя

Базовый набор для репетитора — расписание занятий и учёт абонементов. Расписание избавляет от ручного размножения урока на неделю вперёд, а абонемент автоматически уменьшает остаток после проведённого занятия.

В каталоге Eduradar оба блока подтверждены у ряда российских CRM для учебных центров: в Мой Класс расписание синхронизируется с CRM и обновляется в реальном времени, в АльфаCRM есть календарь уроков и раздел абонементов, в BigBen CRM занятия по абонементам списываются автоматически. Эти системы рассчитаны на учебные центры, но их функций хватает и частному педагогу с группами и индивидуальными занятиями.

Оплата занятий и уведомления ученикам и родителям

Онлайн-оплата сокращает переписку про реквизиты: ученик платит по ссылке, а платёж сразу попадает в карточку. У BigBen CRM подтверждено подключение Robokassa, Т-Банка и ЮKassa, у Мой Класс есть раздел онлайн-платежей и касс, у HolliHop — подключение эквайринга к CRM.

Напоминания о занятиях и платежах снимают с репетитора роль «диспетчера». В Мой Класс для этого есть раздел рассылок, мессенджеров и уведомлений, в АльфаCRM — автоматические рассылки по email, SMS и Telegram, в HolliHop — раздел рассылок. Состав каналов у систем различается, поэтому канал, которым пользуются ваши ученики, проверяют до оплаты тарифа.

Как выбрать программу для репетитора по подтверждённым функциям

Сначала выпишите, что вы сейчас делаете руками дольше всего: ведёте расписание, сверяете оплаты, напоминаете о занятиях. Затем проверьте, что эти функции есть в системе, а не только заявлены на главной странице: в карточках каталога у каждой функции указан источник и дата проверки.

Второй шаг — пробный период на реальных данных. Перенесите пять-семь действующих учеников, проведите неделю занятий и посмотрите, сколько действий требуется на урок. Если запись, списание и напоминание укладываются в пару нажатий, система подходит. Для сравнения нескольких вариантов по нужным функциям удобен подбор в каталоге, а перечень требований можно собрать в конструкторе ТЗ.

Продукты по теме

Сравните упомянутые системы по проверенным фактам — с источником у каждой характеристики.

Мой КлассАльфаCRMHolliHopBigBen CRM