Программа для школы иностранных языков: что должна уметь и как выбрать

Программа для школы иностранных языков заменяет таблицы, чаты и блокноты администратора одной базой: группы, пробные уроки, расписание, оплаты, зарплата педагогов и напоминания ученикам. Ниже — из каких блоков она состоит, где системы из каталога Eduradar различаются и в каком порядке их проверять.

Из каких блоков состоит программа для языковой школы

Школа иностранных языков работает с небольшими группами по уровню, индивидуальными занятиями и постоянным потоком пробных уроков. Каждый из этих сценариев оставляет след в нескольких местах сразу: в списке группы, в расписании педагога, в оплате и в ведомости зарплаты.

Программа собирает эти следы в одну цепочку. Минимальный набор — карточка ученика и группы, расписание с занятостью педагогов и аудиторий, учёт оплат и абонементов, расчёт зарплаты по проведённым занятиям, уведомления ученикам. Всё остальное — воронка обращений, личный кабинет, аналитика — надстройка, которая нужна по мере роста школы.

Для общего знакомства с классом систем есть материал о том, что такое CRM для учебного центра. Здесь разбираем конкретику языковой школы.

Группы по уровням и учёт пробных занятий

Набор в языковую группу идёт волнами: человек приходит на пробный урок, преподаватель определяет уровень, администратор подбирает группу с подходящим темпом и свободным местом. Пока заявки лежат в мессенджере, часть пробных теряется между звонком и записью в группу.

В CRM заявка сразу получает карточку, а пробный урок фиксируется как событие в расписании. В BigBen CRM воронка описана по цепочке «заявка → пробный → зачисление → оплата», в HolliHop заявки собираются в разделе лидов с автосозданием и распределением по менеджерам. У АльфаCRM лид проходит по этапам воронки с импортом контактов.

Как выстроить воронку от первого обращения до оплаты — в материале про воронку продаж в образовании, а типовой путь именно языковой школы разобран в статье про CRM для языковой школы.

Расписание групп и занятость педагогов в языковой школе

У языковой школы расписание плотное: вечерние группы после работы, утренние для детей, индивидуальные уроки в окнах между ними. Один педагог часто ведёт несколько языков и уровней, поэтому конфликт в расписании стоит дороже, чем в школе с фиксированными кабинетами.

Календарь занятий подтверждён фактом у всех систем из стат-блока ниже. Различается подача: в Мой Классе расписание синхронизируется с CRM и обновляется в реальном времени, в BigBen CRM гибкий график создаётся из группового шаблона, 1С:Учебный центр составляет расписание и «по сетке». В eSchool.Core расписание заложено в раздел обучения и ближе к школьному журналу.

Перенос урока и замена педагога — отдельный сценарий, где выигрывает система с автоматическими уведомлениями. Подробнее о том, из чего состоит такая программа, написано в материале про программу для расписания занятий.

Оплаты, абонементы и онлайн-платежи для курсов иностранного языка

Язык оплачивают обычно блоком занятий или месяцем обучения. Программа должна вести остаток по каждому ученику, списывать посещённое занятие и показывать должников до начала следующего месяца.

Раздел абонементов подтверждён у большинства систем из стат-блока. В BigBen CRM абонемент списывается автоматически за каждое занятие группы, в HolliHop оплата занятий и абонементов ведётся в разделе работы с оплатами, в 1С:Учебный центр абонемент продаётся наравне с курсом целиком и разовым пробным занятием. У eSchool.Core пакетов-абонементов с автосписанием в открытых материалах нет.

Приём платежей картой подтверждён по-разному: BigBen CRM подключает Robokassa, Т-Банк и ЮKassa, у HolliHop есть раздел подключения эквайринга, у Мой Класса — раздел онлайн-платежей и касс. Детали по шлюзам и кассам — в материале про онлайн оплату обучения.

Зарплата преподавателей иностранных языков по проведённым урокам

Педагоги языковой школы получают оплату по разным схемам: за академический час, за группу, за проведённый пробный урок, с надбавкой за сертификат или преподавание детям. Ручной расчёт по таблице посещаемости занимает у администратора или бухгалтера несколько дней в месяц и ломается при замене.

Автоматический расчёт зарплаты подтверждён у большинства систем: у АльфаCRM есть отчёт по начисленной зарплате педагога по ставкам, у BigBen CRM расчёт идёт по факту занятий с заменами и бонусами, у 1С:Учебный центр — по фактической нагрузке. У eSchool.Core есть сбор данных под расчёт, но сам расчёт по ставкам в открытых материалах не показан.

Схемы оплаты и типичные ошибки расчёта описаны в материале про зарплату преподавателей, а прикинуть выигрыш времени можно в калькуляторе ниже.

Напоминания ученикам и родителям о занятиях и оплате

Взрослые ученики пропускают занятия из-за рабочих переносов, родители детских групп забывают об оплате. Напоминание в нужном мессенджере за день до урока и уведомление о конце абонемента снимают с администратора обзвон.

Рассылки есть у большинства систем из стат-блока. В BigBen CRM автособытия уходят через push, SMS, email и WhatsApp, у АльфаCRM рассылки идут по email, SMS и Telegram. В 1С:Учебный центр рассылки ограничены взаиморасчётами и списками задолжников, поэтому ориентируйтесь на ячейку «частично» в стат-блоке.

Если ученики общаются со школой через конкретный мессенджер, проверьте его отдельно в карточке продукта: набор каналов у систем различается.

Приложение и кабинет ученика в школе иностранных языков

Для языковой школы важно, чтобы ученик видел расписание, остаток занятий и оплату без звонка администратору. Мобильное приложение это закрывает, но аудитория у приложений разная.

У Мой Класса два приложения: «Мой Класс» для персонала и «Твой Класс» для учеников. У BigBen CRM приложение «Твоя Школа» работает на iOS и Android. У HolliHop есть мобильное приложение SchoolMaster, у АльфаCRM — приложение для клиента в iOS, Android и RuStore. У 1С:Учебный центр нативного приложения нет, доступ идёт через браузерный веб-кабинет.

Подробнее о том, что входит в кабинет, — в материале про личный кабинет ученика.

Как выбрать программу для школы иностранных языков по шагам

1. Выпишите сценарии школы: сколько групп и педагогов, есть ли индивидуальные уроки и филиалы, как продаётся курс, какой мессенджер используют ученики.

2. Соберите требования в конструкторе ТЗ и отметьте обязательные функции. Остальные оставьте в категории «желательно».

3. Сузьте список до двух-трёх систем в подборе по совпадению функций и проверьте в карточках источники по каждой ячейке.

4. Запросите у поставщика демо на данных вашей школы: пробный урок, перенос занятия, замена педагога, списание с абонемента, расчёт зарплаты за месяц.

5. Перенесите одну группу на пробный период и сверьте расчёт с таблицей. Если цифры сошлись, переносите остальные.

О типичных ошибках внедрения — в материале про внедрение CRM в учебном центре.

Продукты по теме

Сравните упомянутые системы по проверенным фактам — с источником у каждой характеристики.

АльфаCRMHolliHopМой КлассBigBen CRM1С:Учебный центрeSchool.Core