Учет групповых занятий в учебном центре: как организовать и автоматизировать

Учет групповых занятий держится на четырёх данных: состав группы, расписание, отметки посещаемости и остаток оплаченных занятий. Пока они лежат в разных таблицах, администратор сверяет их вручную, а ошибка видна только в конце месяца — когда ученик спорит о списании.

Что фиксировать при учете групповых занятий

Единица учета в группе — занятие. По каждому занятию записывают дату и время, педагога, аудиторию или ссылку на онлайн-комнату, список учеников и отметку каждого: присутствовал, пропустил по уважительной причине, пропустил без предупреждения.

Отдельно ведут состав группы: кто пришёл на пробное занятие, кто зачислен, кто перешёл в другую группу. Без истории переходов невозможно объяснить, почему ученик есть в списке за прошлый месяц, а в текущем его нет.

Третий слой — деньги: сколько занятий оплачено, сколько списано, сколько осталось. Именно связка «отметка → списание» убирает споры, поэтому её переносят из тетради преподавателя в систему.

Расписание групп и отметки посещаемости в одной системе

Расписание задаёт, какие занятия вообще должны состояться, а посещаемость показывает, как они прошли. Когда это две разные программы, администратор вручную переносит данные и расхождения копятся.

Мой Класс синхронизирует расписание с CRM: изменения видны в реальном времени, а сетка помогает заполнять группы. BigBen CRM описывает создание гибкого графика как операцию на несколько минут. HolliHop и Параплан ведут работу с расписанием отдельным разделом базы знаний, АльфаCRM — календарём уроков в виде сетки занятий.

1С:Учебный центр составляет календарное расписание и расписание по сетке. Школьный электронный журнал eSchool Core даёт расписание уроков как часть сценария преподавателя, но он создан для общеобразовательной школы и не рассчитан на центр с платными группами.

Списание занятий с абонемента по посещаемости

В платных группах отметка о посещении должна уменьшать остаток оплаченных занятий. Если списание делается вручную, возникают две типовые ошибки: занятие списано дважды или не списано вовсе.

BigBen CRM ведёт группы и абонементы с автосписанием за занятия — остаток меняется вместе с отметкой. АльфаCRM выделяет абонементы в отдельный раздел, Параплан позволяет вести учет абонементов, HolliHop работает с оплатой занятий и абонементами через раздел оплат. Мой Класс держит абонементы отдельным разделом базы знаний.

1С:Учебный центр продаёт курсы целиком, абонементы и разовые или пробные занятия. У eSchool Core финансовый блок есть, но пакетов-абонементов и автосписания за занятие нет — для платных групп этот вариант не подходит.

Отчеты по группам: наполняемость, посещаемость, нагрузка

Раз в неделю руководителю нужны три среза: какие группы заполнены, где падает посещаемость и у каких педагогов загружены не все часы. Эти данные собираются автоматически, если отметки вносятся в системе в день занятия.

BigBen CRM выводит в отчётах выручку, посещаемость, дебиторку и отток. АльфаCRM показывает интерактивные графики и отчёты, Мой Класс и Параплан ведут разделы отчётов и аналитики, HolliHop — финансовые отчёты. 1С:Учебный центр анализирует продажи, затраты, эффективность маркетинга и движение контингента.

Перед выбором проверьте на демо конкретный срез: отчёт по одной группе за месяц с датами пропусков и остатком занятий у каждого ученика.

Уведомления ученикам и родителям о занятиях группы

Групповые занятия переносят чаще индивидуальных, и каждый перенос затрагивает несколько семей. Рассылка вручную занимает время администратора и легко теряет адресатов.

BigBen CRM использует автособытия с отправкой через push, SMS, email и WhatsApp. АльфаCRM рассылает автоматические сообщения по интервалу через email, SMS и Telegram, Параплан отправляет триггерные уведомления клиентам, Мой Класс объединяет рассылки, мессенджеры, SMS и почту в одном разделе.

У 1С:Учебный центр рассылки ограничены взаиморасчётами: списки задолжников и сообщения по оплатам. Для напоминаний о переносе занятий этого недостаточно.

Как перейти на учет групповых занятий в CRM

Переход делают поэтапно. Сначала переносят справочники: педагоги, аудитории, направления. Затем создают группы с расписанием и загружают составы. Следующим шагом заводят действующие абонементы с остатком занятий на день запуска.

Первую неделю отметки вносят параллельно в старую таблицу и в систему, сверяя остатки по каждой группе. После сверки таблицу закрывают от редактирования. Подробный план переноса данных описан в статье о миграции с Excel на CRM.

Продукты по теме

Сравните упомянутые системы по проверенным фактам — с источником у каждой характеристики.

Мой КлассBigBen CRMАльфаCRMПарапланHolliHop1С:Учебный центрeSchool.Core