Учет посещаемости учеников в учебном центре

Учет посещаемости учеников в тетради или отдельной таблице держится, пока в центре пара групп. Дальше отметки расходятся с реальным расписанием и с начислениями за занятия. Разбираем, из чего состоит учет посещаемости в CRM и как он связан с деньгами и уведомлениями родителям.

Что считается учетом посещаемости, а что нет

Отметка «был/не был» в журнале — это фиксация факта. Учетом посещаемости она становится, когда из неё автоматически следуют последствия: списание занятия с абонемента, повод для сообщения родителю о пропуске, цифра в отчёте директора за месяц. Без этой связки отметка живёт отдельно от расписания и от денег, и администратор всё равно сверяет их вручную.

Форма отметки при выборе способа учета посещаемости почти не влияет на результат — бумажный журнал справится с фиксацией не хуже системы. Ключевое — куда эта отметка уходит дальше: в подсчёт оплаты, в статистику и в коммуникацию с родителем.

Как отметка на занятии превращается в отчёт и списание

В CRM для учебного центра отметка посещаемости обычно встроена в карточку урока: педагог или администратор проставляет статус каждому ученику группы сразу после занятия, без отдельного журнала. Карточка урока стоит на сетке расписания, поэтому отметка автоматически привязана к дате, группе и педагогу — не нужно вручную сверять, какое занятие имеется в виду.

Дальше отметка используется дважды. Во-первых, для расчёта: если ученик занимается по абонементу, пропуск может списывать занятие или, наоборот, не списывать — правило зависит от политики центра, но переносит его в начисление именно система, а не память администратора. Во-вторых, для аналитики: отчёты собирают посещаемость по группам, педагогам и периодам, показывая, где начинается отток ещё до того, как ученик официально отчислился.

Кому виден учет посещаемости — родителю, педагогу, директору

Родителю или ученику посещаемость обычно доступна в личном кабинете — том же разделе, где расписание, оплаты и домашние задания: пропуск виден сразу, без звонка администратору. Педагог видит посещаемость своей группы за прошлые занятия и опирается на неё при обсуждении прогресса на родительском собрании.

Директору посещаемость полезна как метрика для отчётов: доля пропусков по группе или педагогу помогает заметить проблемную группу до того, как из неё уйдут ученики, и оценить, насколько оправдан набор новой группы на освобождающееся время.

CRM для учебных центров с учетом посещаемости

Расписание с сеткой занятий, на которую опирается отметка посещаемости, есть у каждой системы в подборке из каталога Eduradar — разница в том, что происходит с отметкой дальше. В BigBen CRM и eSchool.Center посещаемость прямо названа в отчётах и аналитике: у BigBen — в связке с выручкой, дебиторкой и оттоком, у eSchool.Center — вместе с динамикой успеваемости и нагрузкой педагогов.

Личный кабинет ученика или родителя, где посещаемость видна без звонка администратору, подтверждён у большинства систем подборки — например, в Мой Класс и в BigBen CRM, где мобильное приложение показывает расписание, оценки и оплату в одном месте. Состав отчётов и глубина детализации у систем отличаются — сравнить их по проверенным карточкам можно в каталоге.

Продукты по теме

Сравните упомянутые системы по проверенным фактам — с источником у каждой характеристики.

Мой КлассBigBen CRMeSchool.Core